Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Capital OS ist ein SaaS-CRM-System für den Immobilien-Kapitalanlage-Vertrieb. Die Plattform verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen des bestimmungsgemäßen Betriebs als internes Vertriebs- und Verwaltungswerkzeug. Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

3. Erhobene Datenkategorien

Im Rahmen der Nutzung von Capital OS werden folgende Datenkategorien verarbeitet:

4. Zweck der Datenverarbeitung

Die erhobenen Daten werden ausschließlich für folgende Zwecke verwendet:

• Verwaltung und Bearbeitung von Interessenten- und Kundendaten im Rahmen des Immobilienvertriebs
• Erstellung von Investmentanalysen und Finanzierungsberechnungen
• Kommunikation mit Interessenten und Kunden
• Zuordnung von Leads zu Marketing-Kampagnen (Attribution)
• Erstellung von Dokumenten und Investitionsmappen
• Betrieb und Sicherheit der Plattform

5. Meta Lead Ads Integration

Capital OS empfängt über eine Webhook-Integration Leads aus Meta Lead Ads (Facebook/Instagram). Dabei werden folgende Daten übertragen und gespeichert:

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (sofern im Lead-Formular abgefragt)
• Kampagnenname und Anzeigenname (für Marketing Attribution)
• Zeitpunkt der Lead-Erstellung

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS) und wird durch eine HMAC-SHA256-Signaturprüfung abgesichert. Die Daten werden ausschließlich für die Vertriebsbearbeitung verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

6. Datenspeicherung und Sicherheit

Alle Daten werden in einer gesicherten Datenbank gespeichert. Dokumente und Dateien werden in einem verschlüsselten Cloud-Speicher (S3-kompatibel) abgelegt. Der Zugriff auf die Plattform ist durch Authentifizierung geschützt. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

7. Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte findet grundsätzlich nicht statt, es sei denn, dies ist zur Vertragserfüllung erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben oder der Betroffene hat ausdrücklich eingewilligt. Auftragsverarbeiter (z.B. Hosting-Anbieter) werden vertraglich zur Einhaltung der DSGVO verpflichtet.

8. Betroffenenrechte

Betroffene Personen haben folgende Rechte:

• Auskunft – Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung – Recht auf Korrektur unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung – Recht auf Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung – Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Widerspruch – Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit – Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte wende dich an: [email protected]

9. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht oder gesperrt.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten zu beschweren. Die zuständige Aufsichtsbehörde richtet sich nach dem Bundesland des Verantwortlichen.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen zu entsprechen oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Die jeweils aktuelle Version ist unter www.capital-os.de/datenschutz abrufbar.